1、软件系统是公司经营的基础：汽车运输行业从车辆档案管理，车辆审验，车辆保险、服务费收取，业务到期等等涉及的业务量很大，如果单靠手工来完成，错误率高，公司的管理成本也很高，一个车辆的脱保可能让公司损失巨大。内部业务不共享、数据统计无法时时同步，员工干了那些工作，老板可能不知情，员工请假了或者离职了，老板无法及时掌握公司的最新业务进度，新来的员工无法及时接替工作，这些都是老板和员工经常头疼的问题，软件系统能够跨越多个部门，整合各个员工的工作资源，实现公司内部的信息数据共享；任何一个员工打开软件系统就能详细了解公司的业务进度，新来的员工甚至不需要交接和培训。
2、系统协助公司解决多个痛点：老板和员工无法时快速了解公司的业务状态，比如说车辆档案，车辆保险、车辆运维，公司的应收应付情况等，车辆每天都在发生变化；如何防止车辆脱保？如何防止车辆脱审？如何防止车辆欠费？如何快速掌车主的真实信息？这些都是运输行业遇到的车辆痛点，使用一款好的办公软件，这些痛点问题轻松化解。
3、运输公司的管理成本降低40%：公司用系统为啥会降低管理成本？车队企业的岗位多员工多，所以用人成本很高，通过办公软件的使用可以优化工作工位，减少用人成本，500辆车3-4个员工皆可以搞定，1000辆车的企业4-6个员工就可以搞定，极少的员工轻松管理庞大的车队，所以公司的管理成本会降低很多。
4、通过系统可以获取更多内部资源：比如说司机宝宝车辆系统除业务基本功能外，还具有很多辅助功能模块：免费的汽车公告查询，车辆违章在线查询，违章在线处理，车辆货运信息共享等等（软件在不断升级新增功能），这些辅助功能可以帮助老板提前了解更多的内部行业资源，为公司的发展提供及时的决策作用，所以说公司上系统办公和不用系统的区别是很大的。
老板不重视不会用软件：
1、老板不会用不重视：软件的主要目的本来是为企业的老板服务的，公司上了软件后，还有很多管理者从来不登录软件，不去访问公司的业务数据，明明可以通过系统了解的事情，但老板总喜欢一问、二看、三听，还要求员工提供这样那样的报表，员工反复做同样的工作，员工敢怒不敢言。很多企业老板可能不熟悉软件使用，不去研究软件的功能，不知道软件究竟有什么作用；放不下面子向别人请教。
2、软件使用安排不合理：公司上系统以后，重要的一点就是分工的问题，如何对使用软件的员工进行授权，指定那些员工负责系统的业务数据录入，那些员工可以使用软件，那些员工只能访问没有修改等权限，如果公司没有合理的规划安排，员工想怎么理解就怎么用，这样的话系统就无法达到使用的效果和目的，最终没法发挥软件的作用。所以应根据系统调整员工的岗位，合理的安排公司的员工工作，让员工的工作轻松；比如说系统里面的车辆档案登记，车主合同登记、可以交给档案员来做，车辆保险单录入交给保险主管来做......
3、老板没有利用软件发挥监督作用：软件系统本来就是对公司的业务进行一种精确的监视，老板如果不会用系统，那么老板无法时时掌握公司的所有情况，无论哪个员工或那个业务出现漏洞，都能立即反映在系统中，被立即发现，老板通过系统的查询，统计，汇总等功能，根据设定的不同条件就能时时判断公司的业务情况。
4、老板不会用软件看报表：公司管理者关心最多就是公司的各种报表（这样那样的报表繁多），员工可能天天都在做报表，反复做，重复做，软件的最大优势就是可以根据业务自动生成各种真实的报表，想怎么组合就怎么组合，想查什么时间段就查询什么时间段，想要啥数据就查询啥数据，数据与公司业务时时同步，而且软件生成的报表数据是最真实的，不会出现任何的错误，这是使用系统的最大优势，但是很多公司管理者往往对软件不理解这一点（只要是系统就能生成你需要的任何报表），不会利用软件的优势去查看各种业务数据报表，这是对软件最大的误解。老板让员工手动提交报表，既费时又费力，上午报表的数据和下午报表的数据、昨天报表和今天的报表数据不可能和业务时时同步，老板拿到的报表数据其实是不真实的。老板请记住：软件用好了可以生成你需要的任何报表。
很多员工为啥拒绝办公系统：
1、使用软件会立即暴露员工问题：公司使用系统，会立即发现员工的工作疏漏，员工的失误也会暴露，老板可能会发现公司的一些灰色问题，所以员工往往会拒绝使用系统。
2、给员工增加了工作量：员工普片认为多一事还不如少一事，使用系统反而增加了工作量，员工也不会站在管理者的角度去思考。本来电脑打字就有难度，软件也不是很熟悉，这样增加了员工的工作量。
3、系统不好用：有些系统使用起来麻烦，业务还要经过领导审批，简单的事情复杂化了，所以员工对使用系统有抵触情绪；所以软件开发者要尽量让软件操作简单化，比如说司机宝宝车辆管理管理系统，要录入车辆档案信息等等，因为车辆的参数很多，如果员工一个一个的录入车辆的参数，那么员工很吃力，感觉压力很大，司机宝宝车辆管理系统在车辆档案登记时就采用了合格证的、行驶证、保险单OCR接口，上传合格证、车辆行驶证、保险单后很多参数就自动可以默认出来，减少了员工录入档案的数据录入工作量，只有这样软件才能做到简单好用。所以运输公司公司在选择软件要充分考虑这些细节因素。
如何才能把软件用起来
1、根据软件的业务模块调整员工的工作：因为系统的功能模块基本上是根据公司的业务来开发的，但每个公司的管理方式不同，业务量大小不同，员工人数不同，有的公司分工明确，有的公司人少则没有具体的分工，员工既是外勤也是内勤，如果公司的车辆管理量大，公司的每个员工分工明确，负责各自的业务板块，那么使用系统时，每个员工使用对应的模块就可以了：比如说员工只负责保险业务，那么就对这个员工开放保险模块，这个员工负责保险的资料录入和保险到期管理；只负责库房管理的，那么就对这个员工开放车辆档案登记和车辆出库模块，这个员工负责档案登记出库的资料录入管理就对了；
2、根据员工对软件的熟练程度进行合理的分工：因为使用系统需要把公司的数据业务全部按照软件逻辑录入到系统，那么老板首先要对员工的工作进行调整，如果安排不合理，可能造成员工的压力加大；首先对不会打字使用软件的员工就不要安排使用系统了，尽量不要安排外勤员工录入软件数据，这些业务交给懂计算机的员工来完成。
3、老板要时时访问系统：车辆管理行业的管理者要想达到优秀的管理水平，在自我评价和自我反省中不断修正自己的管理机制；老板就需要系统的配合，时时访问系统才能起到监控的目的，通过系统时时掌握公司的业务动态，比如车辆管理行业，老板关心的主要车辆进销存、公司的收入和支出问题，客户应收应付问题等等，通过系统就可以时时掌握公司的所有情况，如果系统不能及时掌握这些信息，那就找负责的员工，要求尽快整改，老板监督到位，员工才会认真负责，员工后面的工作也会越来越轻松，员工的工作量也会越来越少。
4、老板做决定最好：有些老板对电脑不是很熟悉，让员工来决定选择系统，这样可能选不了好的系统，基于上述原因，员工往往只会站在自己的角度考虑问题，员工不会以老板的思维去看待问题，员工也不会知道老板究竟想要什么，如果这个员工都会以老板的角度去思考，那么这个员工自己就可以当老板了，所以选购软件，最好还是老板以全局考虑再做决定。
如何判断优秀的软件产品
如何判断一款系统是不是好软件，好的软件系统基本上具备两大功能：一是基本的业务功能；二是软件的辅助功能；如果系统都能具备这两个功能，那么无疑这个系统是相当不错的。
1、软件的基本功能：以汽车行业为例：软件的基本业务是指车辆的进销存、各种销售订单合同的录入，财务收款登记、公司的应收应付和各种数据统计，这些都是软件的基本业务。
2、软件的辅助功能：一款好的软件除了具备公司的基本业务功能，还应扩展其它功能，软件不应只具备基本业务功能，还应该为公司老板提供更多的资源信息服务，比如车辆管理数据分析，汽车公告查询，汽车违章处理等等，具备这些功能的软件才是一款好的软件。
